Das papierlose Büro wird es zwar auch in Zukunft immer noch nicht hundertprozentig geben, aber viele Dokumente lassen sich mittlerweile sehr gut auf elektronischem Wege speichern und archivieren. Hierbei spielt die moderne Scantechnologie und Dokumentenerkennung eine wichtige Rolle. Der bekannte Druckerhersteller Epson hat sich diesem Thema angenommen und stellt mit seiner Epson Document Capture Suite eine besonders nutzerfreundliche Lösung für die Erfassung und Speicherung von Dokumenten an.

Generell spielt es keine Rolle, ob dabei wenige Dokumente daheim oder riesige Datenmengen in einem Unternehmen verarbeitet werden müssen. Die Epson Document Capture Suite sorgt auf jeden Fall für mehr Effizienz und Produktivität.

Die Document Capture Suite von Epson im Überblick

Bei der Epson Document Capture Suite handelt es sich um eine Software, die der Nutzer zunächst auf seinem Rechner installieren muss. Epson hat die Document Capture Suite für viele DIN A4/A3 Scanner und Multifunktionsdrucker konzipiert, wobei das Hauptaugenmerk auf der WorkForce-Serie liegt. Jedoch können auch Fremdprodukte diese Software nutzen.

Generell wird unterschieden zwischen:

  • Document Capture (nur für Mac OS),
  • Document Capture Pro,
  • Document Capture Pro Server.

Document Capture ist vollkommen kostenfrei und nur mit Mac OS kompatibel. Windows-Nutzer müssen auf die Pro-Version ausweichen, deren Leistungsumfang etwas weitreichender ist. Wie der Name schon andeutet, ist die Pro-Server-Version für Scanner und Drucker in einem Netzwerk gedacht. Des Weiteren gibt es neben der kostenfreien Standardversion noch eine kommerzielle Premium-Version.

Die Unterschiede liegen im jeweiligen Funktionsumfang. So können Premium-Versionen Aufträge nach Dateigröße trennen, Formulare trennen und bieten eine erweiterte Protokollierung der Scanaufträge. Zum Testen eignen sich aber zunächst die kostenfreien Versionen.

Aufgrund der leicht verständlichen Benutzeroberfläche der Software ist noch nicht einmal eine besondere Schulung erforderlich. Die Bedienung erfolgt intuitiv und damit recht einfach. Man spricht hier lediglich von einem einfachen Scannen. In einem großen Hauptfenster wird nach dem Scanvorgang das Dokument dargestellt. Über eine Laufleiste auf der linken Seite werden in verkleinerter Form alle bereits gescannten Dokumente aufgelistet. Diese können anschließend in ein beliebiges Format umgewandelt werden.

Die Document Capture Suite unterstützt alle gängigen Dateiformate, allen voran natürlich JPG und PDF.

Tests haben ergeben, dass sowohl Einsteiger als auch Profis mit dem Programm gut zurechtkommen. Die Software kann mehrere Dokumentgrößen gleichzeitig verarbeiten. Sie bietet eine Stapeltrennung und unterstützt auch eine Barcode-Erkennung. Darüber hinaus wird auch eine professionelle OCR-Texterkennung geboten.

Gerade in größeren Unternehmen müssen viele hundert Dokumente archiviert werden. Aus diesem Grund gibt es die Software auch als Netzwerkversion. Die gescannten Dokumente können anschließend beispielsweise direkt an einen Cloud-, FTP- oder Microsoft Sharepoint-Speicher gesandt werden. Ohne aufwendige Einweisung können viele Nutzer große Mengen an Dokumenten gemeinsam verwalten. Dies spart viel Zeit und Geld.

Die bevorzugten Epson Produkte

Die sogenannte Client-Version Document Capture Pro ist die ideale Lösung für die Epson Business-Scanner. Dabei reicht die Palette von der Epson WorkForce DS-510-Serie bis hin zu den superschnellen DIN A3- und DIN A4-Flachbett-Scannern der WorkForce DS Serie. Viele verschiedene Dokumentformate können auf schnelle und einfache Weise in einem einheitlichen, elektronischen Format archiviert werden.

Neben reinen Epson Scannern werden auch die Multifunktionsdrucker der WorkForce WF-Serie, der WorkForce Pro-Serie und der WorkForce AL-MX300-Serie unterstützt.

Die Document Capture Suite ist auf dem besten Wege, das Ziel eines papierlosen Büros einen Schritt näher zu kommen. Schön ist, dass Epson seine Architektur auch vielen Fremdanbietern zur Verfügung gestellt hat. So arbeitet die Software auch mit den Produkten Filestar, XamBox, Microsoft OneNote, WorkShare und Multimedia Solutions zusammen.

Quelle

Document Capture Suite von Epson.de

 

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Markus

Mein Name ist Markus und ich bin einer von vielen fleißigen Mitarbeitern bei TonerPartner. Seit einiger Zeit schreibe ich für den Blog und wünsche Ihnen viel Vergnügen mit den Beiträgen. Natürlich freue ich mich über Anregungen, Kritik, Lob, Ergänzungsvorschläge und Weiterempfehlungen.
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