Laut einer Schätzung von HP belaufen sich die durchschnittlichen Druckkosten eines Mitarbeiters auf 490 Euro im Jahr. Diese setzen sich aus den direkten Kosten für Hardware und Verbrauchsmaterialen wie Toner, Patronen, Druckzylinder, Energie und Papier, Service sowie den indirekten Kosten, zu denen der Hersteller Instandhaltung und Wartung zählt.

Viele große Unternehmen haben bereits die notwendigen Schritte ergriffen, um ihre Druckvorgänge zu optimieren und die Kosten deutlich zu senken. Dagegen setzen gerade viele mittelständige Unternehmen weiterhin auf Druckerumgebungen, die jeden Tag eine Menge Geld verschwenden.

Die typischen mittelgroßen Unternehmen haben einfach nicht die Zeit und Mittel, sich auf eine Analyse und Optimierung ihrer Druckabläufe zu konzentrieren, obwohl dort viel Einsparpotenzial gegeben wäre. Doch selbst ohne die aufwendige Analyse ist es relativ einfach, die Hauptsymptome zu erkennen und Einsparmöglichkeiten zu entdecken.

Manche Unternehmen sind sich nicht einmal bewusst, wie viel sie für das Drucken ausgeben und was sie tun können, um die Kosten spürbar zu senken. Sehr aufmerksame IT-Manager haben gewiss schon bemerkt, dass sie einen großen Teil ihres IT-Budgets für mit dem Druck zusammenhängende Kosten, wie Hardware, Verbrauchsmaterialien und Support, ausgeben. Einer Schätzung zu folge machen Drucker und die entstehenden Druckkosten bis zu fünf Prozent eines typischen IT-Budgets aus und verschlingen damit einen erheblichen Teil der jährlichen Einnahmen.

Die gute Nachricht ist jedoch, dass es in fast allen Unternehmen möglich ist, die Druckkosten zu minimieren, in manchen Fällen sogar fast um die Hälfte. Dies fordert eine gewissenhafte Analyse der Druckumgebung und eine gezielte Änderung der Systemtechnik. Intelligente Drucksysteme, Optimierung der Druckerhardware (welche aber im Gegensatz zu den Verbrauchsmaterialen oft nur fünf Prozent der Gesamtausgaben für den Druck ausmachen) und Managed Print Services helfen, die Kosten spürbar zu reduzieren.

Die meisten mittelgroßen Unternehmen (100- 1000 Mitarbeiter) stehen vor den gleichen Herausforderungen, welche an Großunternehmen hinsichtlich der Druckoptimierung gestellt werden. Eine professionelle Analyse Ihrer Druckumgebung ist die genaueste und direkteste Methode, um in Ihrem Unternehmen Möglichkeiten zur Senkung der Druckkosten zu entdecken.

Sichtbare Symptome in Ihrem Unternehmen sind ziemlich genaue Indikatoren der Möglichkeiten für Kostensenkungen. Vielleicht sehen Sie die Anzeichen täglich in Ihrem Büro, ohne sie als eigentliche Probleme zu bemerken oder haben sie bereits als problematisch erkannt, kennen aber keine kostensparenden Alternativen dazu.

Das Druckverhalten der Mitarbeiter

Wie viele ihrer Mitarbeiter machen sich die Mühe, in ihrem Druckmenü genügend doppelseitiges Drucken zu aktivieren? Doppelseitiges Drucken halbiert den Papierverbrauch und ist zudem überaus umweltfreundlich. Auf zentral verwalteten Systemen können die Einstellungen ihrer einzelnen Benutzer ignoriert werden, so wird doppelseitiges Drucken durchgesetzt und vom System erzwungen, was eine Menge Geld einspart.Auch würden Büroangestellte durchschnittlich 31 Seiten pro Arbeitstag an den Printer schicken, 45 Prozent der Ausdrucke aber sofort oder spätestens nach Feierabend in den Papierkorb werden.

Um Druckkosten zu senken und so ökonomisch als auch ökologisch sinnvoll zu handeln, müsse also eine entsprechende Firmenkultur etabliert werden, welche ihre Nutzer schult sorgfältiger zu drucken, wenn ihnen ihr Druckverhalten bewusst gemacht wird und sie zu persönlicher Verantwortung angehalten werden. Eine durchgeführte Untersuchung des Druckerherstellers Lexmark ergab, das mehr als drei Viertel unter 10.000 Befragten sich wegen Papierverschwendung zu Hause und am Arbeitsplatz schuldig fühlen. Gleichzeitig würden mindestens 85 Prozent umweltbewusstes Drucken befürworten, sofern dies möglich sei.

Der Einsatz von Arbeitsplatzdruckern

Arbeitsplatzdrucker sind immer günstiger geworden und viele Mitarbeiter ziehen sie Abteilungsdruckern vor. Sicherheit, gesteigerte Produktivität und der niedrige Anschaffungspreis sind typische Argumente für die Arbeitsplatzdrucker – dies sind jedoch Trugschlüsse.

Der niedrige Preis wird schon nach kürzester Zeit durch die entstehenden Kosten für Druckpatronen mehr als aufgewogen. Sicherheit kann durch Pull-Print auf Netzwerkdruckern erreicht werden und größere Abteilungsdrucker sind schneller als Arbeitsplatzdrucker, sodass der Mitarbeiter trotz des kurzen Fußweges seine Ausdrucke schneller erhält. Arbeitsplatzdrucker sind also von Nachteil und belasten Ihr Budget unnötig.

Verschiedene Druckermodelle

In den meisten mittelständigen Unternehmen führt das Fehlen einer koordinierten Einkaufsstrategie.

Unweigerlich zu einem Durcheinander von Druckertypen- und Modellen. Dies führt zu einem riesigen administrativen Aufwand, hohen Kosten und Ressourcenverschwendung bei der Beschaffung und Lagerhaltung unterschiedlichster Verbrauchsmaterialien, mehrerer Serviceanbieter und bei der Aktualisierung von Treibersoftware. Sparen Sie viel Geld als auch Arbeit dank einer einheitlichen Druckerinfrastruktur. Wir empfehlen Ihnen, der Qualität Vorrang vor dem Preis zu geben. Oftmals ist in Unternehmen nicht einmal bekannt, wie viele Ausgabegeräte tatsächlich vorhanden sind und wie diese genutzt werden geschweige denn ausgelastet sind und oft werden mehr Geräte angeschafft als unbedingt nötig, die dann unwirtschaftlich eingesetzt werden.

Der Druckerraum

Einer Schätzung zu folge, werden im Druckerraum ca. 20 % der gedruckten Dokumente vergessen, ungelesen weggeworfen oder gehen verloren. Bei unzureichend verwalteten Systemen bedeutet dies eine Verschwendung großer Mengen an Papier und Toner – hier entsteht ein riesiges Einsparpotenzial. Pull-Print-Funktionen in intelligenten Drucksystemen sorgen dafür, dass Dokumente, die nicht tatsächlich abgerufen werden, gar nicht erst gedruckt werden.

Farbdrucke

Auch wenn der Farbdruck für viele Dokumente wichtig sein kann, wird er für etwa die Hälfte des Outputs eines typischen Mitarbeiters nicht benötigt. Anwender mit Zugang zu Farbdruckern würden einen Großteil ihrer Unterlagen bunt ausdrucken, obwohl eine Seite Farbdruck durchschnittlich acht bis zehn Mal so teuer ist als ein Schwarz-Weiß-Druck derselben Seite. Internetseiten, Logos in E-Mails und viele andere Arten von Dokumenten werden wegen des Textes und nicht wegen der Farben gedruckt. Auf Arbeitsplatzsystemen bedeutet dies unnötige Kosten für Tinten oder Toner. Zentrales Druckmanagement legt die Regeln für Farbdrucke fest, sodass diese nur benutzt werden, wenn es absolut notwendig ist.

Kontrolle und Management

Unternehmen, die keine Softwaretools einsetzen, um ihre Druckumgebung im Auge zu behalten und ihren Materialverbrauch (Tonerkartuschen, Papier) zu prüfen, sind praktisch blind.

Druckkosten und verstecktes Sparpotenzial bleibt praktisch unsichtbar und daher fehlen auch die nötigen Informationen für die Optimierung sowie Verringerung von Verschwendung an Tonerprodukten und Hardware. Falls Ihr Unternehmen mehrere Jahre lang den Druckaufwand nicht genau untersucht hat, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass in mehreren Bereichen deutliche Verbesserungen sowie größere Einsparungen erreicht werden können, die Sie vielleicht gar nicht in Betracht ziehen würden.

Mit einer entsprechenden zentralen Lösung des Druckmanagements ließen sich Regeln zur Erfassung der unwirtschaftlichen Bereiche und für entsprechende Einsparungen festlegen sowie aufzeigen, auf welche Kostenstellen die Ausgaben gelegt werden müssen. Druckaufträge würden ganz automatisch zum nächstgelegenen Netzwerkdrucker geschickt werden und die Netzgeräte hinsichtlich Papier, Toner, Tinte und Einschaltmodus überwacht. Für ein zusätzlich optimiertes Printmanagement empfehlen wir Ihnen, einen Verantwortlichen für Druckerfragen zu benennen. Dieser könnte leicht die Kapazitäten optimieren und entscheiden, welche Geräte wo eingesetzt werden sollen und ob einzelne Drucker tatsächlich benötigt werden.

Tipps zur Analyse und Optimierung Ihrer Druckumgebung :

Es gibt kostenloses Wissen und kostenlose Tools, um das Druckverhalten in Ihrem Unternehmen zu beobachten, statistische Informationen einzuholen, potenzielle Problemfelder zu entdecken und sogar einen groben Überblick über mögliche Einsparungen zu erhalten.

Kostenlose Benchmarktools

Kleinere Benchmarktools können auf Ihrem Server installiert werden, um die oben genannten Aufgabenfelder zu überwachen und eine Menge wertvoller Informationen einzuholen. Solche Benchmarktools können kostenlos aus dem Internet heruntergeladen werden. Sie laufen normalerweise einen Monat lang auf Ihrem Server und liefern nützliche Berichte, die Sie dann nutzen können, um über eine eingehende Analyse durch Fachpersonal zu entscheiden oder sich mögliche Lösungsansätze genauer anzuschauen. Kostenloses Wissen über ihre Druckumgebung schadet nie, Ihre Druckkosten werden für Sie transparent und Bereiche für Einsparungen deutlich, sodass sie die richtigen Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen können.

Der Treibertrick

Es gibt eine einfache und effektive Möglichkeit, die Druckkosten deutlich herabzusetzen: Jeder Drucker hat einen Sparmodus. Dieser muss jedoch zumeist durch ihre Mitarbeiter vor jedem Drucken aufs Neue aktiviert werden. Da ist es bequemer aber eben auch teurer, im Normalmodus zu drucken, besonders wenn Sie in der Regel keine hohe Bildqualität benötigen.

Der Trick: Installieren Sie den vorhandenen Drucker einfach ein zweites Mal. Achten Sie dabei auf aktuelle Druckertreiber Ihres Herstellers, die Standard-Windows-Treiber, bieten unter Umständen nur sehr wenige Optionen (teilweise ist nicht mal die Druckqualität frei wählbar). Stellen Sie einfach den Sparmodus bei der zweiten Installation Ihres Druckers dauerhaft ein. Je nach gewünschter Qualitätsstufe wählen Sie den normalen oder den neuen Spardrucker. Wer dauerhaft sparen möchte und selten in der hohen Qualität druckt, legt einfach den neuen Drucker als Standarddrucker fest.

Bilderquelle: KFM  / pixelio.de

Jetzt Folgen

Markus

Mein Name ist Markus und ich bin einer von vielen fleißigen Mitarbeitern bei TonerPartner. Seit einiger Zeit schreibe ich für den Blog und wünsche Ihnen viel Vergnügen mit den Beiträgen. Natürlich freue ich mich über Anregungen, Kritik, Lob, Ergänzungsvorschläge und Weiterempfehlungen.
Markus
Jetzt Folgen

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.